Protocolo. El correcto uso de las nuevas tecnologías

 

 

 

La recién inaugurada sección de Protocolo trata en esta entrada de las nuevas tecnologías: ordenadores, móviles, tablets… y las normas que hay que respetar a la hora de usarlas.  María Fernanda Sainz de la Maza,  experta en Protocolo y Relaciones Institucionales, nos da las claves. «Muchas veces estamos en misa y oímos el sonido del teléfono móvil, por lo tanto es necesario que este aparato se desconecte o silencie cuando asistamos a dicho acto, una reunión, conferencias, clases, y otros lugares donde exigen  silencio. 

 

 

 El tono y el volumen de la melodía de llamada es importante. Imaginemos un acto solemne en la catedral de Sevilla y que de pronto se escuche un móvil con la melodía de «Torito bravo» de El Fary, a todo volumen, ¿qué pensaríamos…? Si nos encontramos con una persona en la calle o cualquier sitio y recibimos una llamada, hay que evitar hablar por teléfono si no es de urgencia para no interrumpir la conversación mantenida.  Lo correcto será decir al interlocutor que se le devolverá la llamada tan breve como sea posible.

 

 

 

En los transportes que tengan medios para poder utilizar dichas tecnologías (AVE, Bus…) no se deben  mantener conversaciones telefónicas sobre temas laborales y personales, dado que se molesta al resto de pasajeros. Siempre que llamemos a un teléfono móvil habrá que preguntar a la persona con la que queremos hablar si es el momento oportuno para seguir una conversación. Cuando dejemos un mensaje en el buzón de voz deberá ser  breve, igual que en el contestador. 

 

 

 

Se dirá el nombre y apellidos de la persona que llama y con quién se desea hablar; una breve descripción del objeto de la llamada, indicando cuándo volveremos a llamar, y en este caso, siempre se debe cumplir.  Cuando recibamos llamadas en el contestador, se deberán responder en el menor tiempo posible. Con respecto a los horarios de realizarlas, no se deben hacer por la mañana muy temprano. La mejor hora es a partir de las diez y por supuesto nunca a la hora de la comida. 

 

 

 

Tampoco se debe llamar a partir de las diez de la noche salvo que sea urgente y necesario.  Cuando llamemos al extranjero tendremos que tener en cuenta las diferencias horarias y por supuesto no levantar la voz porque no por estar más lejos se escucha más bajo. Cuando la llamada telefónica se interrumpa por alguna causa ajena a nuestra voluntad, deberá  ser la persona que la inició, la que vuelva a llamar. 

 

 

 

Si es el receptor quien la interrumpe, porque le ha entrado una llamada urgente, será entonces él quien deba contactar con su interlocutor nuevamente. No se debe  masticar mientras se habla por teléfono ni hablar con otras personas ajenas. Con respecto a los emails, hay que contestarlos cuando se reciben y serán siempre concisos. El buen uso de estas normas nos ayudarán a mejorar las relaciones con los demás».